15 пунктів адаптації персоналу Хаскі під умови воєнного часу
Сьогодні в нашій рубриці «Експерти» ми раді вітати Таїс Алейнікову – HRD Хаскі Менеджмент – аутсорсинг складского і торгового персоналу. Поговоримо, як саме в нашій компанії відбувається адаптація до роботи в нових кризових умовах.
Почнемо з того, що ковід та карантин нас трішки підготував до роботи у нестабільному віддаленому режимі, але в цих нових реаліях потрібно було навчитися збиратися і працювати в режимі в 3-4 рази продуктивнішому за минулі часи. Також, окремим викликом для нас був наш великий штат співробітників: 65 офісу та 1000+ складського персоналу, ми хотіли зберегти колектив та надати всім нашим складським робітникам можливість заробляти кошти.
Ми вирішили, що в цій війні нашим фронтом буде надання робочих місць всім нашим робітникам та допомога клієнтам у збереженні їх бізнесу.
Для зручності, я підготувала список або можна сказати наш невеликий план дій.
1. Постійний контакт
В перший же день війни був створений не робочой чат в телеграмі, де ми мали змогу писати і підтримувати один одного. Пропонувати допомогу і організовувати її нашему персоналу. Були на зв’язку з колективом 24/7, актуалізували місцезнаходження кожного працівника компанії Хаскі. І коли була тривога і приліт в районах, де проживають коллеги, ми обов’язково цікавилися їх справами.
Перший місяць, у зв’язку з різким припиненням діяльності наших Клієнтів, увага яких була направлена на власний персонал і можливу релокацію бізнеса, заявки на аутсорсингові послуги знизилися до 0. Тож нам залишилося тільки бути на зв’язку з персоналом, для постійної підтримки. Вже з квітня ми почали активізувати роботу, актуалізуючі місцезнаходження коллег та можливість виконувати роботу.
2. Систематичність та частота зустрічей
Не мовчіть! Корпоративні комунікації мають бути постійними та регулярними.
Зустрічі всім коллективом відбувалися поступово, спочатку один раз на тиждень на вранішньому зібрані, потім перейшли в наш звичайний режим – і кожного ранку о 9:05 ми почали зустрічатися усім коллективом офіса з СЕО компанії на планерку, підтримуючи всіх і інформуючи що відбувається в компанії, та які у нас плани на найближчий тиждень, та місяці.
Всі по черзі готують виступи для планерки в стилі Тед, до 15 хвилин – це дозволяє кожному піднімати теми, які найбільш хвилюють, саме його.
Також невід’ємною складовою нашої планерки є прозорість в показниках та роботі відділів та аналіз дашбордів з щоденними показниками, щоб кожен зрозумів чим займаються суміжні відділи і щоб триматися всім єдиного інформаційного поля.
3. Ранкова кава
Відновили давнішню традицію зустрічатися на ранкову каву. Звернули увагу, що раніше всі колеги в компанії мали змогу спілкуватися особисто, підтримуючі дружні контакти, а зараз вони цього позбавлені.
Тож почали кожного ранку рандомно вибирати пару, яка зідзвонюється на 10 хвилин і разом п’є каву, діляться своїми переживаннями та підтримують один одного.
4. Підтримка співробітників і подяка за роботу
Як ми щодня відслідковуємо перемоги нашої армії, так і в компанії ми запровадили щоденні та щотижневі перемоги у відділах, кожен колега пише які надзусилля він зробив, для того щоб у робітників були робочі місця, а клієнти могли підтримувати свій бізнес та допомогти Україні. Це також допомагає вирішити питання мотивації колективу.
5. Зустрічі 1:1
Зараз зустрічі 1:1 стали ще більш затребуваними, оскільки обставини життя у багатьох змінилися доволі кардинально, тому такі зустрічі HR-ам та керівникам надали можливість зрозуміти, чи все у співробітника гаразд і чим ми можемо допомогти.
З початку війни такі зустрічі проводили 1 раз на тиждень, поступово вирінявши до наших стандартів в раз на місяць.
Питання, які обговорюються на 1:1, впливають як на особистісні відносини, так і на продуктивність всієї компанії, і дають можливість відчувати підтримку від керівників.
На зустрічі 1:1 обговоріть з колегою як йдуть справи на проєкті, чи подобаються йому завдання, чи комфортно працювати в команді. Обов’язково поцікавтесь, як у співробітника справи вдома, чи все гаразд у сім’ї, чи в безпеці його рідні та які в нього плани на майбутнє, чи є в нього можливість відпочинку.
Щоб отримати чесні відповіді на питання, важливо створити спокійну атмосферу, в якій людина зможе розповісти про проблеми, тому довіра в колективі найцінніша.
6. Регулярні фідбеки
Не обов’язково чекати зустрічі 1:1, або зібрань, щоб надати фідбек. Ми впевнені, що продуктивний фідбек – це наданий своєчасно фідбек. Тому надавайте співробітникам зворотній зв’язок одразу, як розумієте, що потрібна підтримка, хваліть або ж вказуйте на їхні помилки, але допомагайте у виправленні.
Все це допоможе співробітникам відчувати свою цінність, розуміти слабкі та сильні зони, працювати над усуненням проблемних моментів.
7. Перепрофілювання
Важливо постійно тримати увагу на «перепрофілювання» співробітників, з метою максимального використання їх потенціалу та компетенцій. Вкрай важливо зберегти ключових людей у команді, запропонувавши їм на час війни ротацію в інші підрозділи, що, безсумнівно, покращить їх цінність як фахівців і дасть більше розуміння того, як працює бізнес.
Ми підбираємо найбільш релевантні вакансії всередині компанії, даючи тим самим можливість колегам залишитись у команді та зробити свій внесок у посилення бізнесу на тих напрямках, де це особливо необхідно зараз.
8. Задоволеність компанією, залученість, лояльність і настрій співробітників
Ці фактори тісно пов’язані між собою. Наразі у співробітників настрій постійно змінюється і має хвилеподібний характер, у народі – гойдалки. Треба зрозуміти – це пов’язано тільки із ситуацією в Країні, чи на нього впливає атмосфера в колективі, взаємодія з колегами інше.
Для цього обов’язково проводити щомісячний збір зворотного зв’язку, оцінюючи задоволеність компанією, корпоративною культурою, виконанням всіх обіцяних умов, лояльність, а також оцінку внутрішнього клієнта.
Щоб кожен отримував зворотній зв’язок (ЗЗ) від колег і розумів, як співпрацювати надалі, щоб їх професійними та особистими якостями були задоволені в команді, і над чим потрібно попрацювати.
Особливу увагу приділяємо робочому персоналу, щомісячно збираємо ЗЗ . HR складського персоналу разом із проєктными менеджерами аналізуємо всю інформацію і прописуємо всі дії: яким чином ми можемо поліпшити умови роботи для кожного співробітника, надаємо рекомендації бригадирам.
9. Підсумки тижня в планування наступного
Обов’язково інформуємо кожну п’ятницю, які у нас були перемоги на цьому тижні і які перспективи на майбутнє, для того, щоб кожен бачив з якою швидкістю рухається команда.
Тримаємо руку на пульсі і обговорюємо фінансові показники, до чого ми повинні прийти в найближчий час і всі знають, як на це можливо впливати.
10. Стратегічні сесії
Кожен місяць потрібно актуалізовувати стратегічні цілі команд та співробітників. Обов’язково переглянути ті стратегічні показники, які ви ставили в командах на цей рік та адаптувати їх під воєнні реалії. Але все ж таки потрібно, щоб вони були амбіційними і колеги розуміли в якому напрямку рухається команда для того, щоб утриматися на плаву.
Обов’язково підтримувати власниками компанії прозорість і співучасть у досягненні планів.
11. Встановлення чітких цілей
Зараз ми всі ввійшли в період самомотивації. Коли Компанії тимчасово не здатні надавати весь спектр матеріальної та нематеріальної мотивації, треба тримати фокус уваги колективу на тому, щоб вони зробили все можливе від себе, для того, щоб кожен день покращувати свої показники і допомагати компанії утриматися на плаву і розвиватися в такі нелегкі часи.
Ми ввели методологію OKR (Objectives and Key Results), яка допомагає синхронізувати індивідуальні цілі працівників з цілями компанії. Головна перевага методології — прозорість і самостійність. Тобто кожен співробітник щомісяця ставить собі цілі та бачить цілі своїх колег, керівників і розуміє, як його робота впливає на загальний прогрес.
Це також сприяє розвитку найсильніших в команді, ну і само собою, інші, або підтягуються до показників, або бачимо, що окремі працівники не встигають за командою і ми з ними прощаємося.
Важливо пам’ятати, що оптимізуючи команду, головне – не зруйнувати бренд роботодавця, той самий нематеріальний актив, який значно допоможе бізнесу залучити нових співробітників, коли криза закінчиться. Репутаційний капітал, який буде у компанії після закінчення війни, допоможе швидше відновитись, тому що саме люди – головний актив бізнесу.
12. Автоматизація, як секретна зброя в боротьбі з неефективністю
Операційна діяльність займає дуже багато часу, а автоматизація рутинних завдань допомагає розв’язати проблему розсіювання уваги і відсутність концентрації на стратегічних задачах.
До війни ми використовували Б24 та amoCRM, по зрозумілих причинам ми відмовилися від них та почали шукати альтернативи.
Для автоматизації відділу продажів та ведення проєктів – перейшли на NetHunt CRM.
Таск менеджер Б24 замінили на Трелло, який ми використовуємо і для управління проєктами, і для ОКР і також для онбордингу нових коллег, на 5-ти дневному навчанні. Також використовуємо, як безкоштовну ЛМС систему та автоматизацію рекрутингу.
13. Менторство в компанії
Вже з квітня ми почали набирати персонал, для розвитку закордонних філій, ну і звичайно Менеджери з продажу, навіть в такий час, займають найвищу потребу на ринку праці. Тож, постала задача, як зробити ще більш комфортними умови входу в команду?
Менторство покрили одразу дві задачі: підтримуючий онбординг та професійний розвиток коллег.
14. Навчання та розвиток колективу
У всі часи неймовірно важливо отримувати нові знання, які допомагають поліпшувати роботу, але зараз це маст хев. Кожну п’ятницю у відділах відбуваються навчання, де колеги своїми силами готують навчання. Та кожні два місяці більш об’ємне двух дневне навчання у відділах.
Щомісяця тренінги з бригадирами, допомагають і підтримувати знання на високому рівні, та освоювати нові навички управління робочим колективом.
15. Пам’ятаємо особливі дати
Кожному потрібна особиста увага, особливо коли всі віддалено працюють. Тому, як і раніше, тільки в онлайні, ми вітаємо з Днем Народження, ювілеєм в компанії та нещодавно відмітили 14 День народження Хаскі на онлайн-корпоративі. Що згуртувало коллектив, дало змогу знову провести час в неформальній обстановці та пограти в інтелектуальні ігри.
Не забувайте, що навіть в таких умовах колективу над важливо неформальне спілкування.
І наостанок, хочу сказати, що в періоді самомотивації, і як ніколи в тривожні часи кожен збирається з силами, щоб адаптуватися до нових реалій. Тож хто, як не ми, шановні колеги зможе підтримати наші команди, зробити їх сильнішими задля сильної та незалежної України.
Миру всім та сильних команд!
Переглянути відео виступу: