15 пунктов адаптации персонала Хаски под условия военного времени

Сегодня в нашей рубрике «Эксперты» мы рады приветствовать Таис Алейникову – HRD Хаски Менеджмент – аутсорсинг складского и торгового персонала. Поговорим, как именно в нашей компании происходит адаптация к работе в новых кризисных условиях.

Начнем с того, что ковид и карантин нас немного подготовил к работе в нестабильном удаленном режиме, но в этих новых реалиях нужно было научиться собираться и работать в режиме в 3-4 раза производительнее прошлого. Также отдельным вызовом для нас стал наш большой штат сотрудников: 65 офиса и 1000+ складского персонала, мы хотели сохранить коллектив и предоставить всем нашим складским рабочим возможность зарабатывать деньги.

Мы решили, что в этой войне нашим фронтом будет предоставление рабочих мест всем нашим сотрудникам и помощь клиентам в сохранении их бизнеса.

Для удобства, я подготовила список или, можно сказать, наш небольшой план действий.

1. Постоянный контакт

В первый же день войны был создан нерабочий чат в телеграмме, где мы имели возможность писать и поддерживать друг друга. Предлагать помощь и организовывать ее нашему персоналу. Были на связи с коллективом 24/7, актуализировали местонахождение каждого работника компании Хаски. И когда тревога и прилет в районах, где проживают коллеги, мы обязательно интересуемся их делами.

Первый месяц, в связи с резким прекращением деятельности наших Клиентов, внимание которых было направлено на собственный персонал и возможную релокацию бизнеса, заявки на аутсорсинговые услуги снизились до 0. Так что нам осталось только быть на связи с персоналом для постоянной поддержки. Уже с апреля мы начали активизировать работу, актуализировать местонахождение коллег и возможность выполнять работу.

2. Систематичность и частота встреч

Не молчите! Корпоративные коммуникации должны быть регулярными и постоянными.

Встречи всем коллективом проходили постепенно, сначала один раз в неделю на утреннем собрании, потом перешли в наш обычный режим – каждое утро в 9:05 мы начали встречаться всем коллективом офиса с СЕО компании на планерку, поддерживая всех и информируя о происходящем в компании, какие у нас планы на ближайшую неделю и месяцы.

Все по очереди готовят выступления для планерки в стиле Тед, до 15 минут — это позволяет каждому поднимать наиболее волнующие темы именно его.

Также неотъемлемой составляющей нашей планерки является прозрачность в показателях и работе отделов и анализ дашбордов с ежедневными показателями, чтобы каждый понял, чем занимаются смежные отделы и чтобы все были в едином информационном поле.

3. Утренний кофе

Возобновили давнюю традицию встречаться на утренний кофе. Обратили внимание, что раньше все коллеги в компании имели возможность общаться лично, поддерживающие дружеские контакты, а сейчас они лишены этого.

Поэтому начали каждое утро рандомно выбирать пару, которая созвонится на 10 минут и вместе пьет кофе, делится своими переживаниями и поддерживает друг друга.

4. Поддержка сотрудников и благодарность за работу

Как мы ежедневно отслеживаем победы нашей армии, так и в компании мы ввели ежедневные и еженедельные победы в отделах, каждый коллега пишет, какие усилия он сделал, для того чтобы у рабочих были рабочие места, а клиенты могли поддерживать свой бизнес и помочь Украине. Это также помогает решить вопрос мотивации коллектива.

5. Встречи 1:1

Сейчас встречи 1:1 стали еще более востребованными, поскольку обстоятельства жизни у многих изменились довольно кардинально, поэтому такие встречи HR-ам и руководителям предоставили возможность понять, все ли у сотрудника в порядке и чем мы можем помочь.

С начала войны такие встречи проводились 1 раз в неделю, потом постепенно вернулись до наших стандартов раз в месяц.
Обсуждаемые на 1:1 вопросы влияют как на личностные отношения, так и на производительность всей компании, и дают возможность ощущать поддержку от руководителей.

На встрече 1:1 обсудите с коллегой как обстоят дела на проекте, нравятся ли ему задачи, комфортно ли работать в команде. Обязательно поинтересуйтесь, как у сотрудника дела дома, все ли хорошо в семье, в безопасности ли его родные и какие у него планы на будущее, есть ли у него возможность отдыха.

Чтобы получить честные ответы на вопросы, важно создать спокойную атмосферу, в которой человек сможет рассказать о проблемах, поэтому доверие в коллективе самое ценное.

6. Регулярные фидбеки

Не обязательно ждать встречи 1:1 или собраний, чтобы предоставить фидбек. Мы уверены, что производительный фидбек – это предоставленный своевременно фидбек. Поэтому предоставляйте сотрудникам обратную связь сразу, как понимаете, что нужна поддержка, хвалите или указывайте на их ошибки, но помогайте в исправлении.

Все это поможет сотрудникам ощущать свою ценность, понимать слабые и сильные зоны, работать над устранением проблемных моментов.

7. Перепрофилирование

Важно постоянно держать внимание на «перепрофилировании» сотрудников с целью максимального использования их потенциала и компетенций. Крайне важно сохранить ключевых людей в команде, предложив им во время войны ротацию в другие подразделения, что, несомненно, улучшит их ценность как специалистов и даст больше понимания того, как работает бизнес.

Мы подбираем наиболее релевантные вакансии внутри компании, давая тем самым возможность коллегам остаться в команде и внести свой вклад в усиление бизнеса в тех направлениях, где это особенно необходимо сейчас.

8. Удовлетворенность компанией, вовлеченность, лояльность и настроение сотрудников

Эти факторы тесно связаны между собой. Сейчас у сотрудников настроение постоянно меняется и носит волнообразный характер, в народе — качели. Надо понять – это связано только с ситуацией в Стране, или на него влияет атмосфера в коллективе, взаимодействие с коллегами.

Для этого обязательно проводить ежемесячный сбор обратной связи, оценивая удовлетворенность компанией, корпоративной культурой, исполнением всех обещанных условий, лояльность, а также оценку внутреннего клиента.

Чтобы каждый получал обратную связь (ОС) от коллег и понимал, как сотрудничать в дальнейшем, чтобы их профессиональными и личными качествами были удовлетворены в команде, и над чем нужно поработать.

Особое внимание уделяем рабочему персоналу, ежемесячно собираем ОС. HR складского персонала вместе с проектными менеджерами анализирует всю информацию и прописывает все действия: как мы можем улучшить условия работы для каждого сотрудника, предоставляем рекомендации бригадирам.

9. Итоги недели и планирование следующей

Обязательно информируем каждую пятницу, какие у нас были победы на этой неделе и какие перспективы на будущее, чтобы каждый видел с какой скоростью движется команда.

Держим руку на пульсе и обсуждаем финансовые показатели, к чему мы должны прийти в ближайшее время и все ли знают, как на это повлиять.

10. Стратегические сессии

Каждый месяц нужно актуализировать стратегические цели команд и сотрудников. Обязательно пересмотрите стратегические показатели, которые вы ставили в командах на этот год и адаптировать их под военные реалии. Но все же нужно, чтобы они были амбициозными и коллеги понимали, в каком направлении двигается команда для того, чтобы удержаться на плаву.

Обязательно поддерживайте владельцами компании прозрачность и соучастие в достижении планов.

11. Установление четких целей

Сейчас мы все вошли в период самомотивации. Когда Компании временно не способны предоставлять весь спектр материальной и нематериальной мотивации, нужно держать фокус внимания коллектива на том, чтобы они сделали все возможное от себя, чтобы каждый день улучшать свои показатели и помогать компании удержаться на плаву и развиваться в такие нелегкие времена.

Мы ввели методологию OKR (Objectives and Key Results), которая помогает синхронизировать индивидуальные цели сотрудников с целями компании. Главное преимущество методологии – прозрачность и самостоятельность. То есть, каждый сотрудник ежемесячно ставит себе цели и видит цели своих коллег, руководителей и понимает, как его работа влияет на общий прогресс.

Это также способствует развитию сильнейших в команде, ну и само собой, другие либо подтягиваются к показателям, либо видим, что отдельные работники не успевают за командой, и мы с ними прощаемся.

Важно помнить, что оптимизируя команду, главное – не разрушить бренд работодателя, тот самый нематериальный актив, который поможет бизнесу привлечь новых сотрудников, когда кризис закончится. Репутационный капитал, который будет у компании после окончания войны, поможет быстрее восстановиться, потому что именно люди – главный актив бизнеса.

12. Автоматизация как секретное оружие в борьбе с неэффективностью

Операционная деятельность занимает много времени, а автоматизация рутинных задач помогает решить проблему рассеивания внимания и отсутствия концентрации на стратегических задачах.

До войны мы использовали B24 и amoCRM, по понятным причинам мы отказались от них и начали искать альтернативы.

Для автоматизации отдела продаж и ведения проектов – перешли на NetHunt CRM.

Таск менеджер Б24 заменили Трелло, который мы используем и для управления проектами, и для ОКР и также для онбординга новых коллег, на 5-ти дневном обучении. Также используем как бесплатную ЛМС систему и автоматизацию рекрутинга.

13. Менторство в компании

Уже с апреля мы начали набирать персонал, для развития зарубежных филиалов, и конечно Менеджеры по продажам, даже в такое время, занимают самую высокую потребность на рынке труда. Итак, встала задача, как сделать еще более комфортными условия входа в команду?

Менторство покрыли две задачи: поддерживающий онбординг и профессиональное развитие коллег.

14. Обучение и развитие коллектива

Во все времена невероятно важно получать новые знания, помогающие улучшать работу, но сейчас это мастхэв. Каждую пятницу в отделах проходят обучения, где коллеги своими силами его готовят. И каждые два месяца более объемное двухдневное обучение в отделах.

Ежемесячно тренинги с бригадирами помогают поддерживать знания на высоком уровне и осваивать новые навыки управления рабочим коллективом.

15. Помним особенные даты

Каждому нужно личное внимание, особенно когда все работают удаленно. Поэтому по-прежнему, только в онлайне, мы поздравляем с Днем Рождения, юбилеем в компании и недавно отметили 14-й День рождения Хаски на онлайн-корпоративе. Что сплотило коллектив, позволило снова провести время в неформальной обстановке и поиграть в интеллектуальные игры.

Не забывайте, что даже в таких условиях коллективу важно неформальное общение.

И напоследок хочу сказать, что в периоде самомотивации, и в как никогда тревожные времена каждый собирается с силами, чтобы адаптироваться к новым реалиям. Так кто, как не мы, уважаемые коллеги, сможет поддержать наши команды, сделать их сильнее ради сильной и независимой Украины.

Мира всем и сильным командам!

Посмотреть видео выступления: