Інструменти формування складських команд віддалено

Ганна Вовкотруб, HR складського персоналу в Хаскі, сьогодні підняла тему, як набирати та утримувати складський персонал віддалено, щоб і клієнт, і співробітники залишилися задоволені.

Щодня працівники нашої компанії виходять на десятки об’єктів, у цьому полягає специфіка компаній з аутсорсингу персоналу.

На одного менеджера припадає декілька бригад вантажників, комплектувальників, стікерувальниць або інших категорій працівників.

Менеджер відвідує свої проєкти, але роботу з формування таких бригад можна уявити як айсберг: де офлайн комунікація — це верхівка. Решта ж процесів доводиться організовувати віддалено. І робити це так, щоб і клієнти, і персонал були максимально задоволені.

Поділюся тим, які саме інструменти нам допомагають у формуванні складських команд віддалено:

1.Зворотній зв’язок

Регулярний (раз на місяць) збір зворотного зв’язку від персоналу (за бажанням він може бути анонімним) з обов’язковим опрацюванням усіх скарг та побажань працівників. Друга частина має вирішальне значення. 

Збір такого зворотного зв’язку ми відали на аутсорс задля дотримання неупередженості та об’єктивності. У компанії багато кейсів, коли завдяки відгукам персоналу ми могли змінювати роботу або умови праці на проєкті/в компанії (лише за останній час від закупки мікрохвильовки на проєкт та створення версії нашого мобільного додатку для ІОS до кадрових змін на проєкті).

Коли люди розуміють, що їх чують і вони реально можуть вплинути, — їх залученість у робочий процес та лояльність до компанії суттєво зростають.

2.Чітка організація адаптації нових працівників. 

Тобто працюючі чек-листи для бригадирів з адаптації їх вантажників та комплектувальників. Програми навчання для бригадирів. Чітко зафіксовані актуальні процедури, у яких визначено зону відповідальності кожного учасника. Тут нам на допомогу приходить Trello або інший таск-менеджер, СРМ системи тощо. Але витратити час на створення робочих процедур та регулярний їх перегляд та актуалізація дуже важливі.

3.Групи в меседжерах

Тут зупинюся детальніше, бо вважаю їх одним із ключових інструментів масової комунікації між командами та менеджером.

Створюючи таку групу завжди рекомендую визначити основні правила комунікації в ній (наприклад, прийнятний час повідомлень, формат подачі звітів), та зафіксувати їх у закріпленому повідомленні. 

Додаючи нових учасників представляйте їх команді. Важливий елемент комунікацій у таких групах для формування дисципліни подання звітів (хто з вантажників є на роботі, який обсяг роботи виконали) — наявність реакції та зворотного зв’язку на цю інформацію. Та контроль за їх вчасним поданням.

Також організовуючи комунікацію зі складською командою в групах у меседжерах, ми маємо змогу ділитися новинами компанії, відзначати найрезультативніших працівників публічно, вітати працівників із Днями народження та святами, розповсюджувати інформацію про актуальні заявки, бонуси компанії тощо.

4.Допоміжний софт, який інтегрується з обліковими програмами

До прикладу, у нашій компанії є мобільний додаток, за допомогою якого працівники можуть записуватися на зміни та в якому фіксуються всі нарахування та виплати працівникам. Завдяки цьому інструменту довіра до компанії за рахунок прозорості і зрозумілості розрахунків зростає.

5.Персональний менеджер

Зворотній зв’язок від менеджера та відповіді на всі запитання працівників як один з очікуваних результатів його роботи, який зафіксовано й  у посадовій інструкції, і в стандартах комунікації. І в цінностях компанії. І що найважливіше — кожен складський працівник має контакт свого персонального менеджера, який компетентний надати відповідь з усіх питань.

Отже, ми розуміємо, що важливість особистого спілкування та зустрічей при формуванні складської команди, особливо у сфері аутсорсингу персоналу, важко переоцінити. Використовуючи разом із ними перелічені інструменти комунікації з персоналом, комунікації масової та якісної, можна створювати результативні залучені команди.