Инструменты формирования складских команд удаленно

Анна Волкотруб, HR складского персонала в Хаски, сегодня подняла тему, как набирать и содержать складской персонал удаленно, чтобы и клиент, и сотрудники остались довольны.

Ежедневно работники нашей компании выходят на десятки объектов, в этом специфика компаний по аутсорсингу персонала.

На одного менеджера приходится несколько бригад грузчиков, комплектовщиков, стикерниц или других категорий работников.

Менеджер посещает свои проекты, но работу по формированию таких бригад можно представить как айсберг: где офлайн коммуникация — это верхушка. Остальные процессы приходится организовывать удаленно. И делать это так, чтобы и клиенты, и персонал были максимально удовлетворены.

Поделюсь тем, какие инструменты нам помогают в формировании складских команд удаленно:

1.Обратная связь

Регулярный (раз в месяц) сбор обратной связи от персонала (по желанию он может быть анонимным) с обязательной проработкой всех жалоб и пожеланий работников. Вторая часть имеет решающее значение. 

Сбор такой обратной связи мы отдали на аутсорс для соблюдения беспристрастности и объективности. В компании много кейсов, когда благодаря отзывам персонала мы могли изменять работу или условия работы на проекте/в компании (только за последнее время от закупки микроволновки на проект и создания версии нашего мобильного приложения для IOS к кадровым изменениям на проекте).

Когда люди понимают, что их слышат и реально могут повлиять, — их вовлеченность в рабочий процесс и лояльность к компании существенно растут.

2.Четкая организация адаптации новых работников 

То есть работающие чек-листы для бригадиров по адаптации их грузчиков и комплектующих. Программы обучения для бригадиров. Четко зафиксированы актуальные процедуры, в которых определена зона ответственности каждого участника. Здесь нам на помощь приходит Trello или другой таск-менеджер, СРМ системы и т.д. Но и потратить время на создание рабочих процедур и регулярный их пересмотр и актуализацию очень важны.

3.Группы в месседжерах

Здесь остановлюсь подробнее, потому что считаю их одним из ключевых инструментов массовой коммуникации между командами и менеджером.

Создавая такую группу всегда рекомендую определить основные правила коммуникации в ней (например, приемлемое время сообщений, формат подачи отчетов) и зафиксировать их в закрепленном сообщении. 

Добавляя новых участников представляйте их команде. Важный элемент коммуникаций в таких группах для формирования дисциплины представления отчетов (кто из грузчиков на работе, какой объем работы выполнили) — наличие реакции и обратной связи на эту информацию. И контроль за их своевременным представлением.

Также организуя коммуникацию со складской командой в группах в месседжерах, мы можем делиться новостями компании, отмечать самых результативных работников публично, поздравлять работников с Днями рождения и праздниками, распространять информацию об актуальных заявках, бонусах компании и т.д.

4.Вспомогательный софт, интегрируемый с учетными программами

К примеру, у нашей компании есть мобильное приложение, с помощью которого работники могут записываться на смены и в котором фиксируются все начисления и выплаты работникам. Благодаря этому инструменту доверие к компании за счет прозрачности и понятности расчетов растет.

5.Персональный менеджер

Обратная связь от менеджера и ответы на все вопросы работников как один из ожидаемых результатов его работы, который зафиксирован и  в должностной инструкции и в стандартах коммуникации. И в ценностях компании. И что самое важное — у каждого складского работника есть контакт своего персонального менеджера, который компетентен дать ответ по всем вопросам.

Итак, мы понимаем, что важность личного общения и встреч при формировании складской команды, особенно в сфере аутсорсинга персонала, трудно переоценить. Используя вместе с ними перечисленные инструменты коммуникации с персоналом, коммуникации массовой и качественной, можно создавать результативные команды.