Zdalne narzędzia do formowania zespołów magazynowych.

Anna Wowkotrub, HR  personelu magazynowego w Haski, poruszyła dzisiaj temat, jak zdalnie rekrutować i utrzymywać personel magazynowy, aby zarówno klienci, jak i pracowniki byli zadowoleni.

Codziennie nasze pracowniki wychodzą na dziesiątki obiektów, co jest specyfiką outsourcingu personelu magazynowego.
Jeden menedżer zarządza kilkoma brygadami pracowników magazynowych, załadunkowych, kompletujących, naklejających lub innych kategorii.
Menedżer odwiedza swoje projekty, ale pracę z formowaniem takich zespołów można sobie wyobrazić jako górę lodową: offline komunikacja to tylko wierzchołek. Resztę procesów trzeba organizować zdalnie. I robić to tak, aby klienci i personel byli maksymalnie zadowoleni.

Podzielę się tym, jakie narzędzia pomagają nam w formowaniu zespołów magazynowych na odległość:

1. Opinie zwrotne

Regularne (raz na miesiąc) zbieranie opinii zwrotnych od personelu (które na życzenie może być anonimowe) z obowiązkowym przetwarzaniem wszystkich skarg i sugestii pracowników. Druga część jest kluczowa.
Posortowaliśmy zbieranie takich opinii, aby zapewnić bezstronność i obiektywność. W firmie było wiele przypadków, w których dzięki opinii pracowników udało nam się zmienić pracę lub warunki na projekcie/w firmie (w ostatnim czasie od zakupu mikrofalówki dla projektu do stworzenia wersji naszej mobilnej aplikacji dla systemu iOS do zmian kadrowych na projekcie).
Kiedy ludzie rozumieją, że są słyszani i faktycznie mają wpływ ich zaangażowanie w proces pracy i lojalność wobec firmy znacznie wzrastają.

2. Jasna organizacja adaptacji nowych pracowników.

Pracujące listy kontrolne dla brygadzistów na adaptację ich ładowaczy i kompletujących. Programy szkoleniowe dla brygadzistów. Wyraźnie zdefiniowane obecne procedury, które określają odpowiedzialność każdego uczestnika. Tutaj pomocne mogą okazać się Trello lub inne menedżery zadań, systemy CRM itp. Jednak poświęcenie czasu na tworzenie procedur pracy oraz regularne ich przeglądanie i aktualizowanie jest bardzo ważne.

3. Grupy w messengerach

Zatrzymam się tutaj na chwilę, ponieważ uważam, że grupy te są jednym z kluczowych narzędzi masowej komunikacji między zespołami a menedżerem.
Tworząc taką grupę zawsze rekomenduję ustalenie podstawowych zasad komunikacji w niej (np. akceptowalny czas na wiadomości, format raportowania) i zapisanie ich w przypiętej wiadomości.
Dodając nowych uczestników, przedstaw ich zespołowi. Ważnym elementem komunikacji w takich grupach jest kształtowanie dyscypliny raportowania (kto z pracowników magazynu jest w pracy, jakie zadania wykonali) poprzez reakcję i odpowiedź na tę informację. A także kontrolowanie ich terminowego przekazywania.
Organizując komunikację z zespołem magazynowym w grupach na messengerze, możemy dzielić się nowościami w firmie, publicznie wyróżniać najbardziej efektywnych pracowników, świętować urodziny i imieniny pracowników, rozpowszechniać informacje o aktualnych zamówieniach, bonusach firmy itp.

4. Pomocnicze oprogramowanie, które integruje się z programami księgowymi

Na przykład w naszej firmie mamy aplikację mobilną, dzięki której pracownicy mogą zapisywać się na zmiany, a w niej rejestrowane są wszystkie wypłaty i płatności dla pracowników. Dzięki temu narzędziu zaufanie do firmy dzięki przejrzystości i zrozumiałości rozliczeń wzrasta.

5.  Osobisty menedżer

Opinia zwrotna od menedżera i odpowiedzi na wszystkie pytania pracowników jako jeden z oczekiwanych wyników jego pracy, który jest zapisany zarówno w instrukcjach stanowiskowych, jak i standardach komunikacji i w wartościach firmy. I co najważniejsze – każdy pracownik magazynu ma kontakt ze swoim osobistym menedżerem, który jest kompetentny w udzielaniu odpowiedzi na wszystkie pytania.
Więc rozumiemy, że znaczenie osobistej komunikacji i spotkań przy tworzeniu zespołu magazynowego, szczególnie w dziedzinie outsourcingu personelu, jest trudne do przecenienia. Korzystając z wymienionych narzędzi komunikacji z personelem, masowej i jakościowej, można tworzyć skuteczne zaangażowane zespoły.