Czy WMS może zastąpić arkusze kalkulacyjne?
Kiedy Twoja firma zaczyna się rozwijać, rośnie także ilość danych. Rozwój e-commerce i aktywności online wywiera presję na ręczne systemy papierowe. W miarę wzrostu złożoności operacji korzystanie z arkusze kalkulacyjnych do zarządzania magazynem staje się bardzo trudnym zadaniem.
Jakie są wady arkuszy kalkulacyjnych w zarządzaniu magazynem?
Arkusze kalkulacyjne często służą do śledzenia zapasów w małych i średnich magazynach, ale stają się nieefektywne w większych operacjach lub dla zewnętrznych dostawców usług logistycznych (3PL), którzy zarządzają wieloma klientami.
Wady obejmują:
1. Wprowadzanie i weryfikacja danych: arkusze kalkulacyjne wymagają powtarzalnego ręcznego wprowadzania danych i są podatne na błędy. Te błędy pogarszają się, gdy decyzje są podejmowane na podstawie niedokładnych informacji, a arkusze kalkulacyjne nie mają funkcji wykrywania błędów.
2. Problemy z kontrolą wersji: praca wielu użytkowników nad wspólnymi arkuszami kalkulacyjnymi może prowadzić do nieefektywności i błędów, szczególnie w zakresie kontroli wersji. Niewłaściwa wersja może zniekształcić status magazynu, podkreślając potrzebę bardziej zoptymalizowanego rozwiązania.
3. Problemy z integracją: arkusze kalkulacyjne mają ograniczone możliwości integracji z innymi systemami lub urządzeniami, co utrudnia import i weryfikację danych z systemów ERP.
Korzyści z wdrożenia systemu zarządzania magazynem (WMS)
Najlepszym rozwiązaniem jest przejście na system zarządzania magazynem (WMS). Dla każdego typu operacji magazynowych dostępne są różne chmurowe, łatwe w użyciu rozwiązania. Znaczną zaletą jest to, że każdy uprawniony użytkownik może uzyskać dostęp do WMS z dowolnego urządzenia za pośrednictwem portalu internetowego. WMS ma tylko jedną wersję danych, która jest aktualizowana w czasie rzeczywistym. Nie ma ryzyka pracy z błędnymi informacjami o zapasach. Dane są automatycznie przesyłane z urządzeń mobilnych i innych powiązanych urządzeń, aby zapewnić widok w czasie rzeczywistym bieżącego statusu aktywności przychodzącej i wychodzącej w Twoim magazynie. WMS:
1. Automatyzuje zadania, które w przeciwnym razie musiałyby być wykonywane ręcznie.
2. Zapobiega błędom wprowadzania danych poprzez stosowanie metod weryfikacji.
3. Oszczędza zasoby ludzkie.
4. Jest dostępny 24/7.
5. Śledzi zmiany i tworzy ślad audytowy.
6. Zwroci się poprzez zwiększenie wydajności i efektywności.
Jak zastąpić arkusze kalkulacyjne bardziej efektywnymi rozwiązaniami?
Oto sprawdzony proces przejścia z arkuszy kalkulacyjnych do bardziej efektywnego i niezawodnego systemu zarządzania magazynem.
Mapa drogowa przejścia:
1. Udokumentuj obecną sytuację: stwórz mapę obecnych procesów, zidentyfikuj problemy i określ wymagane funkcje.
2. Zbadaj rozwiązania WMS: oceniaj systemy na podstawie swoich potrzeb, poproś o demonstracje i przeanalizuj doświadczenie dostawcy.
3. Planowanie przejścia: opracuj plan migracji, w tym oczyszczenie danych i harmonogram projektu.
4. Przygotowanie danych: standaryzuj formaty danych i przeprowadź testową migrację.
5. Zarządzanie zmianą: informuj zainteresowane strony o korzyściach i przeprowadź szkolenie.
6. Testowanie i wdrożenie: testuj WMS, rozważ możliwość uruchomienia pilotażowego i monitoruj wydajność.
7. Dokumentacja i raportowanie: prowadź dokumentację i korzystaj z funkcji raportowania w celu ciągłego doskonalenia.
Regularnie monitoruj wydajność WMS i opinie użytkowników, aby identyfikować obszary do poprawy.
Jak znaleźć odpowiednie rozwiązanie WMS, aby zastąpić arkusze kalkulacyjne
Nie ma jednego „najlepszego” rozwiązania. Wybór niewłaściwego systemu może być kosztowny, destrukcyjny i frustrujący. Wiele systemów nie zapewnia pełnych korzyści z powodu słabego wdrożenia. Oto kilka wskazówek:
1. Oceń istniejące procesy, aby zidentyfikować możliwości ulepszenia i stworzyć mapę drogową.
2. Przeprowadź przetarg, aby wybrać odpowiedniego partnera WMS dla Twojej firmy.
3. Stwórz specyfikację systemu, która odpowiada najlepszym praktykom branżowym i celom Twojej firmy.
4. Zarządzaj wdrożeniem WMS, aby zapewnić sukces projektu.