Навіщо вашому бізнесу онбординг?
Онбординг – це процес формальних та неформальних процедур щодо прийняття в штат нового співробітника, а простими словами – супровід співробітника при входженні в посаду, надання новачку необхідної інформації та підтримки з боку колег. Онбординг починається з надання пропозиції про роботу і триває від кількох днів до року роботи в компанії. Сьогодні ми разом з Вікторією Кулибабою HRD компанії “Хаскі Менеджмент“ поговоримо саме про початок – вступ у посаду нового співробітника.
Отже, навіщо бізнесу налаштовувати онбординг?
Часто HR-менеджери стикаються зі спротивом керівників при спробах систематизувати процес адаптації в компанії. Існує уявлення, що коли ми наймаємо людей із досвідом, вони мають з першого дня якось самі зрозуміти все про продукт. Про те як влаштована компанія, комунікація, яка в нас організаційна структура тощо.
На цьому етапі важливо донести до команди, що чим якісніше ви налаштуєте адаптацію на посаду для співробітників, тим швидше отримаєте від них очікувані результати діяльності. Якісний онбординг напряму впливає на швидкість, з якою ви зможете покрити витрати на пошук даного співробітника, і компанія почне заробляти більше завдяки результатам його роботи. Також якісна адаптація здатна суттєво зменшити плинність серед нових співробітників, а отже, компанія зможе витрачати менше на рекрутинг. Серед неочевидних ризиків відсутності адаптації можна виділити шкоду, яку може завдати співробітник з поганим знанням продукту. Простий приклад: подумайте, скільки може бути втрачено угод і завдано репутаційних збитків, поки ваш менеджер із продажу самостійно розбиратиметься з продуктом чи логістикою вашого підприємства.
Коли ви донесли цінність онбордингу до команди, наступним кроком слід логічно прописати систему адаптації таким чином, щоб новачок отримав усю необхідну інформацію, розробити різноманітні навчальні матеріали, кейсові завдання для тренування та перевірки знань співробітника. Важливо також розуміти, що програму адаптації не потрібно писати з нуля для кожної посади у вашій компанії – значна частина інформації буде однаковою для всіх посад, наприклад, історія компанії, організаційна структура, інформація про продукт. Специфічними для кожної посади будуть кейсові завдання, які ви маєте розробити разом із керівниками відповідних департаментів.
Які кроки важливо продумати при розробці програми адаптації:
1. Пребординг.
2. Організація комунікації з командою та знайомство з корпоративною культурою.
3. Єдина база знань компанії та різноманітність навчальних матеріалів.
4. Таймінг виконання завдань.
5. Ментор.
6. Атестація.
Далі на прикладі компанії Хаскі я розповім детальніше, як може бути реалізований кожен етап.
Онбординг крок 1: Пребординг
Як я зазначала на початку статті, онбординг починається від моменту, коли ви надіслали оффер кандидату. Тут ви закладаєте фундамент ваших відносин. У Хаскі ми надаємо зворотний зв’язок за результатами фінальної співбесіди в більшості випадків відразу в день співбесіди. Коли співбесіда пройшла успішно, HRD телефонує новому співробітнику та запрошує приєднатися до команди. На цьому етапі ми узгоджуємо дату виходу на перший робочий день, проговорюємо ще раз умови, а також надаємо детальну інформацію щодо процесу адаптації в компанії. Ми маємо дати відповіді на всі питання, які хвилюють кандидата. Відразу після розмови співробітник отримує в зручний йому месенджер прописані умови співпраці.
Між етапом фінальної співбесіди та виходом людини на перший робочий день може пройти деякий час – у цей період ваше завдання підтримувати контакт, аби людина відчувала, що її чекають. Також можна надати деяку інформацію про компанію, вислати навчальні матеріали напередодні. Ми надсилаємо готовий план 5-денної адаптації за кілька днів до початку співпраці, щоб людина самостійно могла почати знайомитися з вашим продуктом.
Онбординг крок 2: Організація комунікації з командою та знайомство з корпоративною культурою
Продумайте, яким чином ви познайомите новачка з командою. Це може бути знайомство на ранковому дзвінку, де збирається весь колектив, або ж просто повідомлення в загальний чат із привітанням нового співробітника. У нашій компанії ми це робимо під час ранкових планерок. Також заздалегідь розплануйте зустрічі з колегами, попередьте їх, поставте позначки в календарях, щоб команда змогла спланувати свою роботу й навчання нового співробітника не створювало незручностей. Наші новачки мають кілька зустрічей на день із колегами зі свого або суміжних відділів – це гарна нагода познайомитися з колегами й краще розібратися в організаційній структурі. Якщо ваша команда працює віддалено, такі зустрічі є особливо важливими для інтеграції нового співробітника. Також у перший день співробітник вивчає історію компанії, її цінності та організаційну структуру. Обов’язковою є особиста зустріч із безпосереднім керівником протягом робочого дня та з HRD наприкінці дня.
Онбординг крок 3: Єдина база навчальних матеріалів
Зберіть усю інформацію в єдину базу. У нашій компанії це Хаскі-бук, де відображена вся інформація про історію компанії, бізнес-процеси, продукт, діяльність кожного відділу. Співробітники завжди знають, де їм шукати потрібну інформацію. Така база знань є основою для легкої адаптації нових працівників і забезпечує єдине інформаційне поле в компанії.
Онбординг крок 4: Таймінг
До початку навчання ви маєте попередити співробітника, скільки часу займе його адаптація. Заплануйте кожен робочий день таким чином, щоб співробітник мав достатньо часу засвоїти необхідну інформацію. Наприклад, у нашій компанії перед виходом на навчання співробітник отримує доступ до дошки Trello, де погодинно розписаний кожен його день. Усі завдання та матеріали супроводжуються посиланнями на необхідну інформацію, а також зазначено час, відведений на виконання кожного завдання.
Онбординг крок 5: Ментор
Призначте людину, яка буде надавати підтримку новачку та контролювати процес адаптації. На першому тижні навчання в «Хаскі» ментором виступає HRD, а далі ментором співробітника стає керівник або більш досвідчений колега, який допомагає з робочими завданнями. Тож людина ніколи не залишається сам на сам зі своїми питаннями чи проблемами. Також ментор відповідає за зворотний зв’язок. Надавайте новому співробітнику фідбек щодо виконаних ним завдань, направляйте новачка — він має відчувати, що ви на його стороні та допомагаєте в досягненні мети. Не менш важливим кроком є отримання відгуку нового співробітника про програму адаптації. Людина, пройшовши шлях адаптації, може вказати на аспекти, які потребують покращення, що дозволить підвищити ефективність вашої програми та знизити плинність на етапі входження в компанію.
Онбординг крок 6: Атестація
Ви маєте відразу окреслити, який матеріал має бути засвоєний, і за якими критеріями ви будете оцінювати рівень успішності проходження адаптації. Без фінального тестування ваше навчання не буде ефективним, адже ви не зможете перевірити його результативність і можете допустити в компанію «не своїх» людей, через що витратите багато часу та сил марно. У «Хаскі» атестація новачка відбувається на п’ятий день навчання. Вона складається з 6-7 теоретичних питань про культуру та продукт компанії, а також практичного завдання.
Висновок
Якісний онбординг допомагає уникнути багатьох ризиків, які можуть негативно вплинути на бізнес. Розробивши один раз систему, яка дійсно працює, ви зможете підвищити загальну продуктивність бізнесу завдяки мінімізації ризиків низької ефективності співробітників, помилок у роботі, високої плинності кадрів, втрати часу керівників та репутаційних збитків.