Зачем вашему бизнесу онбординг?
Онбординг — это процесс формальных и неформальных процедур по принятию нового сотрудника в штат, другими словами, сопровождение сотрудника при вступлении на должность, предоставление новичку необходимой информации и поддержка со стороны коллег. Онбординг начинается с предложения о работе и длится от нескольких дней до года работы в компании. Сегодня мы вместе с Викторией Кулибабой HRD компании “Хаски Менеджмент” поговорим именно о начале — вступлении нового сотрудника в должность.
Итак, зачем бизнесу настраивать онбординг?
Часто HR-менеджеры сталкиваются с сопротивлением руководителей при попытках систематизировать процесс адаптации в компании. Существует представление, что когда мы нанимаем людей с опытом, они должны с первого дня как-то сами разобраться во всем, что касается продукта, устройства компании, коммуникации, организационной структуры и т. д.
На этом этапе важно донести до команды, что чем качественнее вы настроите адаптацию для сотрудников, тем быстрее вы получите от них ожидаемые результаты деятельности. Качественный онбординг напрямую влияет на скорость, с которой вы сможете покрыть затраты на поиск данного сотрудника, и компания начнет зарабатывать больше благодаря результатам его работы. Также качественная адаптация способна существенно уменьшить текучесть среди новых сотрудников, а значит, компания сможет тратить меньше на рекрутинг. Среди неочевидных рисков отсутствия адаптации можно выделить ущерб, который может нанести сотрудник с плохим знанием продукта. Простой пример: подумайте, сколько может быть потеряно сделок и нанесено репутационных убытков, пока ваш менеджер по продажам самостоятельно разберется с продуктом или логистикой вашего предприятия.
Когда вы донесли ценность онбординга до команды, следующим шагом следует логично прописать систему адаптации таким образом, чтобы новичок получил всю необходимую информацию, разработать различные учебные материалы, кейсовые задания для тренировки и проверки знаний сотрудника. Важно также понимать, что программу адаптации не нужно писать с нуля для каждой должности в вашей компании — значительная часть информации будет одинаковой для всех должностей, например, история компании, организационная структура, информация о продукте. Специфичными для каждой должности будут кейсовые задания, которые вы должны разработать вместе с руководителями соответствующих департаментов.
Какие шаги важно продумать при разработке программы адаптации:
1. Пребординг.
2. Организация коммуникации с командой и знакомство с корпоративной культурой.
3. Единая база знаний компании и разнообразие учебных материалов.
4. Тайминг выполнения заданий.
5. Ментор.
6. Аттестация.
Далее на примере компании Хаски я расскажу подробнее, как может быть реализован каждый этап.
Онбординг шаг 1: Пребординг
Как я упоминала в начале статьи, онбординг начинается с момента, когда вы отправили оффер кандидату. Здесь вы закладываете фундамент ваших отношений. В Хаски мы предоставляем обратную связь по результатам финального собеседования в большинстве случаев сразу в день собеседования. Когда собеседование прошло успешно, HRD звонит новому сотруднику и приглашает присоединиться к команде. На этом этапе мы согласовываем дату выхода на первый рабочий день, обсуждаем еще раз условия, а также предоставляем подробную информацию о процессе адаптации в компании. Мы должны ответить на все вопросы, которые волнуют кандидата. Сразу после разговора сотрудник получает в удобный ему мессенджер прописанные условия сотрудничества.
Между этапом финального собеседования и выходом человека на первый рабочий день может пройти некоторое время — в этот период ваша задача поддерживать контакт, чтобы человек ощущал, что его ждут. Также можно предоставить некоторую информацию о компании, выслать учебные материалы заранее. Мы отправляем готовый план 5-дневной адаптации за несколько дней до начала работы, чтобы человек самостоятельно мог начать знакомиться с вашим продуктом.
Онбординг шаг 2: Организация коммуникации с командой и знакомство с корпоративной культурой
Продумайте, каким образом вы познакомите новичка с командой. Это может быть знакомство на утреннем звонке, где собирается весь коллектив, или просто сообщение в общий чат с приветствием нового сотрудника. В нашей компании мы делаем это во время утренних планерок. Также заранее распланируйте встречи с коллегами, предупредите их, поставьте метки в календарях, чтобы команда могла спланировать свою работу и обучение нового сотрудника не создавало неудобств. Наши новички имеют несколько встреч в день с коллегами из своего или смежных отделов — это отличная возможность познакомиться с коллегами и лучше разобраться в организационной структуре. Если ваша команда работает удаленно, такие встречи особенно важны для интеграции нового сотрудника. Также в первый день сотрудник изучает историю компании, ее ценности и организационную структуру. Обязательной является личная встреча с непосредственным руководителем в течение рабочего дня и с HRD в конце дня.
Онбординг шаг 3: Единая база учебных материалов
Соберите всю информацию в единую базу. В нашей компании это Хаски-бук, где отражена вся информация об истории компании, бизнес-процессах, продукте, деятельности каждого отдела. Сотрудники всегда знают, где искать нужную информацию. Такая база знаний является основой для легкой адаптации новых сотрудников и обеспечивает единое информационное поле в компании.
Онбординг шаг 4: Тайминг
До начала обучения вы должны предупредить сотрудника, сколько времени займет его адаптация. Запланируйте каждый рабочий день таким образом, чтобы сотрудник имел достаточно времени для усвоения необходимой информации. Например, в нашей компании перед выходом на обучение сотрудник получает доступ к доске Trello, где по часам расписан каждый его день. Все задания и материалы сопровождаются ссылками на необходимую информацию, а также указано время, отведенное на выполнение каждого задания.
Онбординг шаг 5: Ментор
Назначьте человека, который будет предоставлять поддержку новичку и контролировать процесс адаптации. На первой неделе обучения в «Хаски» ментором выступает HRD, а затем ментором сотрудника становится руководитель или более опытный коллега, который помогает с рабочими заданиями. Таким образом, человек никогда не остается один на один со своими вопросами или проблемами. Также ментор отвечает за обратную связь. Предоставляйте новому сотруднику фидбек по выполненным им заданиям, направляйте новичка — он должен чувствовать, что вы на его стороне и помогаете в достижении цели. Не менее важным шагом является получение отзыва нового сотрудника о программе адаптации. Человек, пройдя путь адаптации, может указать на аспекты, которые требуют улучшения, что позволит повысить эффективность вашей программы и снизить текучесть на этапе входа в компанию.
Онбординг шаг 6: Аттестация
Вы должны сразу очертить, какой материал должен быть усвоен и по каким критериям вы будете оценивать уровень успешности прохождения адаптации. Без финального тестирования ваше обучение не будет эффективным, поскольку вы не сможете проверить его результативность и можете допустить в компанию «не своих» людей, что приведет к большому количеству потраченного времени и сил впустую. В «Хаски» аттестация новичка происходит на пятый день обучения. Она состоит из 6-7 теоретических вопросов о культуре и продукте компании, а также практического задания.
Вывод
Качественный онбординг помогает избежать множества рисков, которые могут негативно повлиять на бизнес. Разработав один раз систему, которая действительно работает, вы сможете повысить общую продуктивность бизнеса за счет минимизации рисков низкой эффективности сотрудников, ошибок в работе, высокой текучести кадров, потери времени руководителей и репутационных убытков.