Оцифрування трудових книжок: переваги та виклики переходу до електронних
Попри те, що закон про оцифрування трудових книжок набув чинності ще в середині 2021 року, він і досі викликає чимало запитань та занепокоєння. Причина проста — низка положень залишається нечіткою та трактуються по-різному. Хто має займатися: робітник чи роботодавець? Чи є штрафи за несвоєчасно подану інформацію? Що робити тим, хто на даний момент не працює?
У цій статті бухгалтер Олена Микуляк поділилася тим, як фінансовий відділ “Хаскі Менеджмент” підійшов до процесу оцифрування трудових книжок і які переваги команда виділила для себе.
Оцифрування трудових книжок у “Хаскі Менеджмент”
Будь-який роботодавець, який має найманих працівників, зазвичай користується веб-порталом Пенсійного фонду України (ПФУ), тож не матиме труднощів із виконанням таких простих кроків:
1. Попередньо відсканувати трудову книжку — неважливо, одним файлом чи окремими сторінками; головне, щоб були відскановані всі сторінки з наявними записами;
2. Пройти авторизацію, відкрити сервіс щодо трудових відносин, уважно заповнити форму (РНОКПП та ПІБ) і завантажити попередньо підготовлені скан-копії.
3. Останній крок – підписати ЕЦП та надіслати.
Аби перевірити стан звернення, достатньо перейти у відповідний розділ сайту ПФУ.
Надіслані вами звернення опрацьовуються представником вручну, тож процес може зайняти від 5 до 10 робочих днів. У будь-якому разі ви обов’язково отримаєте відповідь (повідомлення про результат перевірки).
Якщо ви не працевлаштовані офіційно і маєте свою трудову, у вас не має виникати складнощів з її оцифрування. Процес точно такий самий, як і проходить роботодавець. Ви мусете мати КЕП (Дія.Підпис чи BankID).
Головні переваги для будь якої сторони трудових відносин це:
1. Збереження даних про стаж, не залежно від наявності оригіналу
Оцифрована трудова книжка не загубиться, не зіпсується і не постраждає від пожежі чи інших непередбачуваних ситуацій. Навіть, якщо ваша трудова буде втрачена дані про стаж і записи залишаться доступними
2. Спрощене оформлення документів.
Електронна трудова книжка значно пришвидшує процеси призначення пенсії або отримання довідок. Оскільки дані вже є в реєстрі ПФУ — багато процедур стають автоматичними та менш бюрократичними.
Хоча на разі не передбачені штрафні санкції, щодо не дотримання вимог оцифрування трудових книжок по закінченню 5-річного терміни, я б не рекомендувала нехтувати цією опцією. Адже це допоможе уникнути низки проблем: ускладнення з підтвердженням стажу набутого до 2004 року, за відсутності цифрової інформації сповільнюється процес нарахування пенсійних виплат.