Оцифровка трудовых книжек: преимущества и вызовы перехода на электронный формат
Несмотря на то что закон об оцифровке трудовых книжек вступил в силу ещё в середине 2021 года, он до сих пор вызывает множество вопросов и беспокойств. Причина проста — ряд положений остаётся неясным и трактуется по-разному. Кто должен заниматься процедурой: работник или работодатель? Есть ли штрафы за несвоевременно поданную информацию? Что делать тем, кто в данный момент не работает?
В этой статье бухгалтер Елена Микуляк поделилась тем, как финансовый отдел «Хаски Менеджмент» подошёл к процессу оцифровки трудовых книжек и какие преимущества выделила для себя команда.
Оцифровка трудовых книжек в «Хаски Менеджмент»
Любой работодатель, у которого есть наёмные сотрудники, обычно пользуется веб-порталом Пенсионного фонда Украины (ПФУ), поэтому не столкнётся со сложностями при выполнении таких простых шагов:
1. Предварительно отсканировать трудовую книжку — неважно, одним файлом или отдельными страницами; главное — чтобы были отсканированы все страницы с имеющимися записями.
2. Пройти авторизацию, открыть сервис, связанный с трудовыми отношениями, внимательно заполнить форму (РНОКПП и ФИО) и загрузить заранее подготовленные скан-копии.
3. Последний шаг — подписать ЭЦП и отправить.
Чтобы проверить статус обращения, достаточно перейти в соответствующий раздел сайта ПФУ.
Отправленные вами обращения обрабатываются представителем вручную, поэтому процесс может занять от 5 до 10 рабочих дней. В любом случае вы обязательно получите ответ (уведомление о результате проверки).
Если вы не трудоустроены официально и у вас есть трудовая книжка, у вас не должно возникнуть сложностей с её оцифровкой. Процесс абсолютно такой же, как и у работодателя. Вам необходимо иметь КЭП (Дія.Підпис или BankID).
Главные преимущества для любой стороны трудовых отношений:
1. Сохранность данных о стаже, независимо от наличия оригинала.
Оцифрованная трудовая книжка не потеряется, не испортится и не пострадает от пожара или других непредвиденных ситуаций. Даже если ваша трудовая будет утеряна, данные о стаже и записи останутся доступными.
2. Упрощённое оформление документов.
Электронная трудовая книжка значительно ускоряет процессы назначения пенсии или получения справок. Поскольку данные уже есть в реестре ПФУ, многие процедуры становятся автоматическими и менее бюрократичными.
Хотя сейчас не предусмотрены штрафные санкции за невыполнение требований по оцифровке трудовых книжек после окончания 5-летнего срока, я бы не рекомендовала игнорировать эту возможность. Ведь это поможет избежать ряда проблем: сложностей с подтверждением стажа, приобретённого до 2004 года, а при отсутствии цифровой информации замедляется процесс начисления пенсионных выплат.